Obecnie istnieją trzy warianty przekazywania danych o osobach hospitalizowanych w Polsce do Ogólnopolskiego Badania Chorobowości Szpitalnej Ogólnej:

1. Wszystkie szpitale w województwie przekazują dane na serwer w NIZP PZH-PIB;
2. Wszystkie szpitale w województwie przekazują dane do komórek zajmujących się statystyką zdrowia w Urzędach Wojewódzkich, które przesyłają dane na serwer w NIZP PZH-PIB;
3. System mieszany: część szpitali przekazuje dane bezpośrednio na serwer w NIZP PZH-PIB, a część za pośrednictwem komórek statystycznych w Urzędach Wojewódzkich.

Bez względu na sposób transmisji danych Urzędy Wojewódzkie mają taki sam dostęp do pełnej informacji o przesyłanych plikach ze szpitali z województwa oraz taką samą możliwość ich pobierania celem wykorzystania do analiz własnych.

Do końca 2024 roku Szpitalne Oddziały Ratunkowe (kod resortowy 4902) mają obowiązek przesyłania danych tylko tych pacjentów, których pobyt na Oddziale trwał ponad 24 godziny.

Szpitale używające przy przygotowywaniu raportów w zakresie MZ/Szp-11 programu komputerowego, który nie daje możliwości wyselekcjonowania pacjentów leczonych na SOR przez co najmniej 24 godziny, proszone są o raportowanie danych wszystkich pacjentów leczonych na tych oddziałach, niezależnie od długości pobytu.

Od 1 stycznia 2025 r. raportowaniu będą podlegać wszystkie hospitalizacje w Szpitalnych Oddziałach Ratunkowych niezależnie od długości pobytu.

UWAGA: Obowiązujący przed laty kod Oddziału Ratunkowego 3300 został zmieniony w 2012 roku na mocy Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2012 r. w sprawie systemu resortowych kodów identyfikacyjnych dla zakładów opieki zdrowotnej oraz szczegółowych zasad ich nadawania (tekst jednolity Dz.U. 2019 poz. 173).

Uprzejmie prosimy o stosowanie właściwego kodu tj. 4902.

Szpitalne Oddziały Ratunkowe dla dzieci mają kod 4903.

Pacjenci pozostający w szpitalu na rok następny zachowują numer i rok „Księgi Głównej”*  nadany przy przyjęciu do szpitala.

*/ obecnie – księga lub wykaz główny przyjęć i wypisów  (tekst jednolity Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania [Dz. U. 2024 poz. 798]; Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 6 sierpnia 2021 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów oraz sposobu przetwarzania dokumentacji medycznej w podmiotach leczniczych utworzonych przez Ministra Obrony Narodowej [Dz. U. 2021 poz. 1825]).

.

W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie daty urodzenia osoby hospitalizowanej, należy podawać datę 1111-11-11.

Miejsce zamieszkania pacjenta określane jest za pomocą siedmioznakowego kodu gminy TERYT (zgodnie z Rejestrem TERYT Głównego Urzędu Statystycznego).

Ostatnia – siódma cyfra tego kodu stanowiąca symbol rodzaju jednostki administracyjnej w systemie TERYT przybiera następujące wartości:

• 1 – gmina miejska
• 2 – gmina wiejska
• 3 – gmina miejsko-wiejska
• 4 – miasto w gminie miejsko-wiejskiej
• 5 – obszar wiejski w gminie miejsko-wiejskiej
• 8 – dzielnice m.st. Warszawy
• 9 – delegatury w miastach: Kraków, Łódź, Poznań i Wrocław

Na potrzeby statystyki hospitalizacji w przypadku pacjentów zamieszkałych w gminach miejsko-wiejskich należy określić, czy miejscowość zamieszkania jest miastem (ostatnia cyfra kodu gminy – 4), czy też znajduje się na obszarze wiejskim (ostatnia cyfra kodu gminy – 5). Nie należy więc wpisywać jako ostatniej cyfry kodu 3 – informacja, że pacjent jest mieszkańcem gminy miejsko-wiejskiej jest zbyt ogólna do celów OBChSO.

W przypadku hospitalizowanych cudzoziemców w miejsce kodu gminy TERYT pacjenta wpisujemy siedmioznakowy kod kraju stałego zamieszkania zgodnie z listą dostępną TUTAJ.

Do określania miejsce zamieszkania pacjentów z największych miast (Warszawy, Krakowa, Łodzi, Poznania i Wrocławia) należy stosować kody terytorialne dzielnic/delegatur zgodnie z Rejestrem TERYT Głównego Urzędu Statystycznego.

Używanie dla Warszawy kodu terytorialnego 1465011 (gmina miejska, miasto stołeczne) nie uwzględnia podziału miasta na dzielnice, przez co uniemożliwia prowadzanie szczegółowych analiz przestrzennych stanu zdrowia mieszkańców.

Obowiązujące kody terytorialne dzielnic Warszawy przedstawiono poniżej. 

Gdy znana jest przyczyna zgonu należy kodować tę przyczynę, np. jeżeli jest to ciężka zamartwica urodzeniowa, podać kod P21.0.

W przypadku nieznanej przyczyny należy wpisać kod P95 – „śmierć płodu z nieokreślonej przyczyny”.

Stosowany w przeszłości, a nie znajdujący się w klasyfikacji ICD-10, kod 00.0 został zablokowany w 2009 r.

Nie należy stosować:

kodów z grupy Z38, ponieważ dotyczą one wyłącznie żywo urodzonych noworodków;

kodów z grupy Z37, ponieważ są zarezerwowane do kodowania wyniku porodu w dokumentacji matki.

Podstawowe założenia:

W „Instrukcji dla szpitali w sprawie wypełniania kart statystycznych szpitalnych ogólnych ….” znajduje się zapis: “W wypadku zgonu podać przyczyny zgonu wg karty zgonu” – w punkcie tym należy wpisać zgodnie z kartą zgonu przyczyny: bezpośrednią, wtórną i wyjściową i podać symbol (kod) jednostki chorobowej wg ICD-10”.

Powyższa kolejność pozwala na przeprowadzenie logicznego wywodu prowadzącego od zjawisk najbliższych śmierci do przyczyn, które leżały u jej podstaw. Wymienione przyczyny stanowią kolejne ogniwa łańcucha i jako różne problemy (choroby) powinny być kodowane przy użyciu różnych kodów.

Z drugiej strony nie można wprowadzić bezwzględnego obowiązku podawania wszystkich przyczyn, jeżeli lekarz stwierdzi, że takowe nie wystąpiły (np. zgon z powodu ostrej choroby) lub nie jest w stanie ich określić.

Mogą się więc zdarzać się sporadyczne przypadki, że w karcie zgonu podawana jest tylko przyczyna bezpośrednia i taki zapis jest akceptowany w raportowaniu w ramach MZ/Szp-11. Zwracamy jednak uwagę, że w takiej sytuacji w analizie zgonów przyczyna bezpośrednia umownie będzie spełniała rolę przyczyny wyjściowej, na której oparte są statystyki umieralności.

Pełniejszy opis tych zagadnień znajduje się w publikacjach:

• Zasady wypełniania wybranych dokumentów statystyczno-medycznych wraz z ćwiczeniami, Uniwersyteckie Wydawnictwo Medyczne „Vesalius”, Kraków, 1996
• Międzynarodowa Statystyczna Klasyfikacja Chorób i Problemów Zdrowotnych. Rewizja dziesiąta, Tom II, Uniwersyteckie Wydawnictwo Medyczne „Vesalius”, Kraków, 1997
• Międzynarodowa Statystyczna Klasyfikacja Chorób i Problemów Zdrowotnych Rewizja dziesiąta Tom I Wydanie 2008 World Health Organization https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/icd10/pdf/ICD10TomI.pdf
• Poradnik szkoleniowy dla lekarzy orzekających o przyczynach zgonu i wystawiających kartę zgonu Autorzy: dr hab. n med. Barbara Sławińska-Witoszyńska, dr n. med. Jerzy Gałęcki, Wojciech Wasilewski, NIZP PZH-PIB, Warszawa, 2019

https://stat.gov.pl/files/gfx/portalinformacyjny/pl/defaultaktualnosci/5746/7/1/1/poradnik_szkoleniowy_dla_lekarzy_orzekajacych_o_przyczynach_zgonow_pelny.pdf

Przypominamy, że w przypadku hospitalizacji z powodu urazu, jako rozpoznanie zasadnicze na danym oddziale należy podać rodzaj urazu (kod z kategorii S00-T98 „Urazy, zatrucia i inne określone skutki działania czynników zewnętrznych”). Rozpoznanie to musi być uzupełnione informacją o okolicznościach zdarzenia, podawaną jako rozpoznanie współwystępujące o typie równym 1 (kod z kategorii V01-Y98 „Zewnętrzne przyczyny zachorowania i zgonu”). 

Na przykład, gdy pacjent został hospitalizowany z powodu złamania trzonu kości udowej doznanego w wyniku wypadku samochodowego (był kierowcą samochodu podczas kolizji z innym samochodem), jako rozpoznanie zasadnicze podajemy S72.3 (złamanie trzonu kości udowej), natomiast kod V43.5 (kierowca samochodu ranny w kolizji z samochodem, samochodem dostawczym lub ciężarowym) jako chorobę współwystępującą o typie równym 1. 

W chwili obecnej w przypadku braku informacji o zewnętrznej przyczynie urazu/zatrucia wysyłającemu dane udzielane jest ostrzeżenie. Planowane jest zablokowanie przekazywania niekompletnych pod tym względem rekordów.

Przypominamy też, że jako choroby współwystępujące o typie równym 2 podajemy stany/objawy, które mogą wystąpić w przebiegu wielu różnych chorób. Stany te są kodowane przy użyciu tzw. kodów z gwiazdką (np. J17.1* – zapalenie płuc w przebiegu chorób zakaźnych wirusowych sklasyfikowanych gdzie indziej), które nie mogą być stosowane do określania choroby zasadniczej. Jako rozpoznanie zasadnicze należy podawać chorobę, która wywołała dany stan/objaw (np. B06.8 – różyczka z innymi powikłaniami).

W Badaniu należy wykorzystywać aktualną klasyfikację procedur medycznych ICD-9 obowiązującą w NFZ.

Zmienna katalog> w pliku xml dla tej klasyfikacji powinna przyjmować wartość kodu w oparciu o obowiązującą wersję katalogu (PL 5.77 na dzień 17.11.2024) ze strony internetowej NFZ, link: https://www.nfz.gov.pl/dla-swiadczeniodawcy/slowniki/pliki-icd-9-pl/

I. Dotyczące kodów ICD-10 rozpoznań (w wersji „3-znakowej”)

1. Nie mogą występować obecnie:

• A00 – Cholera;
• A20 – Dżuma;
• A30 – Trąd, B92 – następstwa trądu;
• B03 – Ospa prawdziwa.

2. U mężczyzn nie mogą występować:

• A34;
• C51-C58;
• D06, D25-D28, D39;
• E28,F53;
• N70-N98;
• O00-O99;
• Q50-Q52;
• R87;
• Y76;
• Z32-Z37, Z39.

3. U kobiet nie mogą występować:

• C60-C63;
• D29, D40;
• E29;
• N40-N51;
• Q53-Q55;
• R86.

4. U pacjentów obu płci w wieku poniżej 1 miesiąca nie mogą występować:

• G35;
• I60;
• K02-K04.

5. U pacjentów obu płci w wieku poniżej 1 roku nie mogą występować:

• A06, A07;
• B90, B91;
• F20-F23, F25, F30-F34, F38, F39, F60-F63, F66, F68, F69, F81;
• L84;
• M05, M06, M08, M12, M15, M16, M18, M19, M45-M48, M50, M51.

6. U kobiet w wieku poniżej 1 roku nie mogą występować:

• N70-N77, N81.

7. U pacjentów obu płci w wieku poniżej 5 lat nie mogą występować:

• F60-F69;
• X60-X84.

8. U pacjentów obu płci w wieku poniżej 10 lat nie mogą występować:

• A52;
• I83, I84;
• K70;
• Z56, Z57, Z70.

9. U kobiet w wieku poniżej 10 lat mogą występować:   

• N91-N94;
• O00-O99;
• Z30-Z37, Z39.

10. U pacjentów obu płci w wieku poniżej 15 lat nie mogą występować:

• A55;
• F00-F02;
• G30;
• I20-I23, I25, I70;
• J60-J64, J80;
• Y35, Y36, Y96.

11. U kobiet w wieku poniżej 15 lat nie mogą występować:

• N96-N98.

12. U kobiet w wieku poniżej 35 lat nie mogą występować:

•  N95.

13. U mężczyzn w wieku poniżej 20 lat nie mogą występować:

• N40, N46.

14. U pacjentów obu płci w wieku poniżej 40 lat nie mogą występować:

• H25;
• R54.

15. U pacjentów obu płci w wieku powyżej 1 roku nie mogą występować:

• P00-P96;

16. U pacjentów obu płci w wieku powyżej 15 lat nie mogą występować:

• G80;

17. U kobiet w wieku powyżej 60 lat nie mogą występować:

• O00-O99;
• Z37-Z39.

Powyższe warunki dotyczą: choroby zasadniczej, chorób współwystępujących oraz przyczyn zgonu (bezpośredniej, wtórnej wyjściowej).

18. Wymienione poniżej kody oznaczone są gwiazdką i mogą występować tylko w miejscu przeznaczonym dla kodów dodatkowych (w formularzu MZ/Szp11 pozycja oznaczona ”**”) i jako choroba współwystępująca „typ 2” w formularzu elektronicznym:

• D63*, D77*;
• E35*, E90*;
• F00*, F02*;
• G01*, G02*, G05*, G07*, G13*, G22*, G26*, G32*, G46*, G53*, G55*, G59*, G63*, G73*, G94*, G99*;
• H03*, H06*, H13*, H19*, H22*, H28*, H32*, H36*, H42*, H45*, H48*, H58*, H62*, H67*, H75*, H82*, H94*;
• I32*, I39*, I41*, I43*, I52*, I68*, I79*, I98*;
• J17*, J91*, J99*;
• K23*, K67*, K77*, K87*, K93*;
• L14*, L45*, L62*, L86*, L99*;
• M01*, M03*, M07*, M09*, M14*, M36*, M49*, M63*, M68*, M73*, M82*, M90*;
• N08*, N16*, N22*, N29*, N33*, N37*, N51*, N74*, N77*;
• P75*.

19. Jako choroby współwystępujące („typ 0” w formularzu elektronicznym) mogą występować wszystkie rozpoznania z wyjątkiem: V00-Y98 oraz wymienionych powyżej kodów z gwiazdką.

20. Jako zewnętrzna przyczyna urazu lub zatrucia (rozpoznanie zasadnicze S00-T98) czyli choroba współwystępująca „typu 1” na formularzu elektronicznym mogą występować jedynie kody V00-Y98.

II. Dotyczące dat

Nie mogą występować sytuacje gdy:

1. Data przyjęcia do szpitala późniejsza niż data wypisu;
2. Data urodzenia pacjenta późniejsza niż data przyjęcia do szpitala;

Uwaga: W przypadku noworodków (pacjentów mających w polu „numer noworodka” wartość różną od zera) data przyjęcia do szpitala musi być zgodna z datą urodzenia.

3. Data urodzenia pacjenta późniejsza niż data wypisu ze szpitala;
4. Data przyjęcia na oddział późniejsza niż data wypisu z oddziału;
5. Data przyjęcia na oddział późniejsza niż data wypisu ze szpitala;
6. Data wypisu z oddziału późniejsza niż data wypisu ze szpitala;
7. Data przyjęcia na oddział wcześniejsza niż data przyjęcia do szpitala;
8. „Rok przyjęcia do szpitala” mniejszy niż wartość formuły: (”Rok sprawozdawczy” – 2), czyli np. jeżeli „Rok Sprawozdawczy” = 2024, wówczas wartość „Rok przyjęcia do szpitala” = 2021 lub mniejsza jest traktowana jako błąd;
9. Wartość „Rok przyjęcia do szpitala” nie może być wyższa niż wartość „Rok sprawozdawczy”,  np. jeżeli dane dotyczą roku 2024, wówczas „Rok przyjęcia do szpitala =2025” jest błędem;
10. „Rok wypisu ze szpitala” różny od „Roku sprawozdawczego”;
11. Wartość różnicy „Roku sprawozdawczego” i „Roku urodzenia pacjenta” przekraczająca 110.

III. Dotyczące trybu wypisu

Błędne są sytuacje:

1. Tryb wypisu = 9 (zgon) przy jednoczesnym braku danych w polach przyczyny zgonu: bezpośredniej i wtórnej oraz wyjściowej;
2. Występowanie kodu przyczyny zgonu: bezpośredniej lub wtórnej lub wyjściowej przy kodzie trybu wypisu innym niż 9.

IV. Dotyczące procedur

Sytuacje błędne dotyczące tylko mężczyzn:

1. Dwa pierwsze znaki kodu procedury zawierają się w przedziale 65-75;
2. Cztery pierwsze znaki kodu procedury znajdują się w przedziale 60.3-60.6 i pacjent jest w wieku poniżej 20 lat;
3. Cztery pierwsze znaki kodu procedury to 60.2 i pacjent jest w wieku poniżej 20 lat.

Sytuacje błędne dotyczące tylko kobiet:

4. Dwa pierwsze znaki kodu procedury zawierają się w przedziale 60-64;
5. Cztery pierwsze znaki kodu procedury to 68.3, a wiek pacjentki jest poniżej 20 lat;
6. Cztery pierwsze znaki kodu procedury to 68.9, a wiek pacjentki jest poniżej 20 lat;
7. Cztery pierwsze znaki kodu procedury znajdują się w przedziale 74.0-74.2 a wiek pacjentki jest poniżej 13 lat;
8. Cztery pierwsze znaki kodu procedury to 74.4; a wiek pacjentki jest poniżej 15 lat;
9. Pięć pierwszych znaków kodu procedury to 74.99, a wiek pacjentki jest poniżej 15 lat.

Sytuacje błędne dotyczące pacjentów obu płci:

10. Pięć pierwszych znaków kodu procedury to 38.12, a wiek pacjenta jest poniżej 20 lat;
11. Pięć pierwszych znaków kodu procedury to 81.54, a wiek pacjenta jest poniżej 20 lat;
12. Cztery pierwsze znaki kodu procedury to 85.4, a wiek pacjenta jest poniżej 20 lat;
13. Pięć pierwszych znaków kodu zawiera się w przedziale 85.33-85.36, a wiek pacjenta jest poniżej 20 lat.

V. Dotyczące karmienia noworodka

Gdy pole „nr-dziecka” = „0” to pola „Karmienie-piersią” oraz „Przedwcześnie-urodzony” MUSZĄ przyjąć wartość „0”.

Gdy pole nr-dziecka jest różne od „0”, pole „Karmienie-piersią” może przyjąć wartości 1, 2 lub 3, a pole „Przedwcześnie-urodzony” wartości 1 lub 2.

W sytuacji, gdy nie można określić sposobu karmienia noworodka, w oba pola tzn. „Karmienie-piersią” oraz „Przedwcześnie-urodzony” wstawiamy wartość „9”. Oczywiście taki pacjent musi posiadać wartość pola „numer dziecka” różną od „0”.